BAB 5

ORGANISASI DAN MANAJEMEN

• BENTUK ORGANISASI

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.      Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. Suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan.

Ciri-ciri :

• Hubungan antara atasan dan bawahan masih besifat langsung melalui garis wewenang
• Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana
• Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja
• Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya
• Puncuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan
• Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan
• Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi juga alat-alat yang diperluka tidak beraneka ragam
• Organisasinya kecil

Kebaikannya :

• Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
• Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
• Proses pengambilan keputusan cepat.
• Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
• Rasa solidaritas tinggi

Kelemahannya :

• Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
• Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
• Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2.      Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi. Organisasi ini juga mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :

• Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkan dengan garis atau lini
• Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orangorang tersebut disebut staf.

Ciri-ciri :

• Organisasinya besar dan bersifat kompleks
• Jumlah karyawan banyak
• Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
• Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal
• Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal
• Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan -bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung
• Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf :
• Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi
  secara langsung
• Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan
  perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan,
  saran-saran untuk mempermudah tugas wewenang lini.

Kebaikannya :

• Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
• Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
• Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
• Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
• Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
• Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
• Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

• Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
• Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf
• Dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
• Kesatuan komando berkurang.
• Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3.      Organisasi Fungsional

Suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Jadi organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirakhi struktural tetapi lebih pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Ciri-ciri :

• Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
• Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal
• Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan
• Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat eselon atas
• Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya
  mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertia yang mendalam
  mengenai bidangnya.

Kebaikannya :

• Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
• Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
• Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
• Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
• Kelemahannya :
• Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.
• Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
• Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4.      Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

• Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
• Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
• Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

Bentuk Koperasi Menurut HANEL

Merupakan bentuk koperasi / organisasi yang tanpa memperhatikan bentuk hukum dan dapat didefinisikan dengan pengertian hukum.

• Suatu sistem sosial ekonomi atau sosial teknik yang terbuka dan berorientasi pada tujuan

• Sub sistem koperasi :

• Individu (pemilik dan konsumen akhir)
• Pengusaha Perorangan/kelompok ( pemasok /supplier)
• Badan Usaha yang melayani anggota dan masyarakat

Bentuk Koperasi Menurut Ropke

Koperasi merupakan bentuk organisasi bisnis yang para anggotanya adalah juga pelanggar utama dari perusahaan tersebut.

• Identifikasi Ciri Khusus

• Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi)
• Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok koperasi)
• Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi)
• Koperasi bertugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan barang dan jasa)

• Sub sistem

• Anggota Koperasi
• Badan Usaha Koperasi
• Organisasi Koperasi

Bentuk Koperasi Di Indonesia

Merupakan suatu susunan tanggung jawab para anggotanya yang melalui hubungan dan kerjasama dalam organisasi perusahaan tersebut.

• Bentuk : Rapat Anggota, Pengurus, Pengelola dan Pengawas

• Rapat Anggota,

• Wadah anggota untuk mengambil keputusan

• Pemegang Kekuasaan Tertinggi, dengan tugas :

ü  Penetapan Anggaran Dasar

ü  Kebijaksanaan Umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi)

ü  Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus

ü  Rencana Kerja, Rencana Budget dan Pendapatan sertapengesahan Laporan Keuangan

ü  Pengesahan pertanggung jawaban

ü  Pembagian SHU

ü  Penggabungan, pendirian dan peleburan

 HIRARKI DAN TANGGUNG JAWAB

• Pengurus

Seseorang yang bertugas :

Tugas :

• Mengelola koperasi dan usahanya
• Mengajukan rancangan Rencana kerja, budget dan belanja koperasi
• Menyelenggaran Rapat Anggota
• Mengajukan laporan keuangan & pertanggung jawaban
• Maintenance daftar anggota dan pengurus
• Wewenang
• Mewakili koperasi di dalam & luar pengadilan
• Meningkatkan peran koperasi

• Pengelola

Karyawan / Pegawai yang diberikan kuasa & wewenang oleh pengurus untuk mengembangkan usaha dengan efisien & professional, Hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja, dan dapat diangkat serta diberhentikan oleh pengurus.

• Pengawas

Perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya organisasi & usaha koperasi

• POLA MANAJEMEN

Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.

Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.

Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus.  Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :

a.      Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.

Perencanaan dalam Koperasi :

Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih

Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.

b.     Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:

1. Pembagian kerja,

2. Departementasi,

3. Bagan organisasi,

4. Rantai perintah dan kesatuan perintah,

5. Tingkat hierarki manajemen, dan

6. Saluran komunikasi dan sebagainya.

Struktur Organisasi dalam Koperasi :

Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan baik.

Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun masing-masing mempunyai kelemahan.

c.      Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.

Manajemen Kepegawaian :

Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:

• Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,
• Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,
• Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
• Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
• Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.

d.     Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.

Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:

• Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,
• Perusahaan yang besar akan lebih mudah dikendalikan,
• Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.

Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.

Teknik dan Metode Pengawasan :

Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.

Kita dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul  4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:

• Pola Dagang.

Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.

• Pola Vendor.

Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.

• Pola Subkontrak.

Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.

• Pola Pembinaan.

Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.

Ke-empat pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian umumnya terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi bargaining yang lemah.

Memasuki millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.

Pemerintah dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan membangun unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping itu juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai standar ekspor.

Telah disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu.

SUMBER:

• http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/bentuk-bentuk-organisasi/
• http://tyo-web.faa.im/bentuk-bentuk-organisasi-2.xhtml
• http://echadarmaputri.wordpress.com/2010/12/20/hirarki-tanggung-jawab-pengurus-pengelola-dan-pengawas/
• http://eko87kurnia.multiply.com/journal/item/8
• http://yanhasiholan.wordpress.com/2011/10/10/organisasi-dan-manajemen/